2001年6月，国家档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》，伴随信息技术的发展和新业态的不断产生;
2017年12月15日，国家档案局发布了《电子档案管理系统基本功能规定》，《暂行规定》同时废止。
《电子档案管理系统基本功能规定》规定了电子档案管理系统应具有“数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护”等基本功能，以电子档案管理业务的工作流程为主线，包含了系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理等内容，确保电子档案管理系统实现科学化、规范化建设，使档案业务人员利用电子档案管理系统实现对电子档案的科学、高效和安全管理。软件研发企业须遵循《功能规定》的各项要求开发此类系统。
档案产品与服务企业认证已经成为众多企业事业单位招投标、政府采购的重要采信依据和加分项。
通过服务认证体系的建立、实施，使企业内部各领域和环节的工作目标、流程和方法更加规范化、系统化、合理化，从而优化和提高了企业的生产水平和管理水平；
可以有效降低企业运营风险，预防事故发生。
认证认可作为政府了解产业发展现状、制定产业政策、遵选标杆企业等政策的参考依据；
档案产品与服务企业认证作为档案领域唯一的行业认证，将优先受邀参与政府部门、行业协会组织的学术研讨和行业交流，共同推动行业发展。