建立客户的档案资料特别是大客户包括客户或相应负责人的姓名、联系方式、清洁或服务规模等.对客户的变动情况也应随时了解更新并记录在案.
清洁主体的档案资料包括两个方面:一是由建设单位或业主委员会在接管验收时移交的物业资料如竣工总平面图单位建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料.二是清洁公司自己在清洁保养过程中积累的资料如维修计划、维修保养记录等。
公司或团队档案资料包括四个方面:一是管理基础资料如清洗服务合同、与专业分包公司签订的专业分包合同、清洁管理年度工作计划、重大管理措施、重要会议的会议纪要、行政机关及大客户的来文来函以及各项报告的批复等;二是管理标准、规章制度、管理服务实施细则等；三是有关员工的资料如员工的基本情况、工作岗位变动及奖惩情况等；四是清洁管理收费资料如收费项目、欠费标准、交费情况、欠费记录等.