功能区最初是在 Microsoft Office Outlook 2007 中引入的，它是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。 旨在帮助您快速找到完成某一任务所需的命令。不同的命令按照逻辑进行分组，并集中在相应的选项卡下。在 Outlook 2010 中， 功能区已替换了以前在 Outlook 主窗口中使用的菜单。另外，还可以对功能区进行自定义，使其包括您可以个性化的自定义选项卡， 以便更好地符合您的工作风格。
与创建或管理 Outlook 项目不直接相关的许多 Outlook 设置（例如打印命令和帐户管理选项）现在位于 Microsoft Office Backstage 视图。单击“文件”可管理帐户，设置规则和自动答复，以及查找其他后台选项。
现在，在处理邮件时可使用经过改进的对话视图。此视图改进了跟踪和管理相关邮件的方式，而不考虑包含这些邮件的文件夹。您可以查看整个对话过程（包括您的答复），查找最新答复，以及更轻松地确定对您最为重要的邮件。还可以轻松地分类或忽略完成的对话。
通过一次单击即可运行最常用的命令和过程。可以自定义默认的“快速步骤”，并创建自己的按钮，将最常见的操作组合在一起执行。快速步骤库包括一次单击文件和标记的按钮（将邮件发送给您的团队），以及其他常用命令。
安排会议和回复邮件一样简单。在阅读邮件时，可以使用新增的“答复会议”命令向所有邮件收件人安排会议。单击一次即可将所有邮件收件人添加到新的会议要求中。
Outlook 2007 引入了即时搜索。在 Outlook 2010 中，可以使用条件（如发件人、主题关键字以及是否包含附件等其他信息）更容易地缩小搜索结果的范围。“搜索工具”上下文选项卡包括一组筛选器，可高效地集中搜索以找出所需的项目。
如果对话不再与您相关，可以阻止其他答复项显示在您的收件箱中。“忽略”命令可将整个对话以及以后到达该对话中的所有邮件移到“已删除邮件”文件夹。
当某封邮件包含对话中所有以前的邮件时，可以单击“清理”以消除其他多余的邮件。例如，当某个人员答复对话时，答复项位于顶部，对话中以前的邮件位于下方。只保留最新的包含整个对话的邮件，而不用检查每封邮件。