追踪进度快、狠、准,试试站着开会吧!

  开会时,你是坐着或站着?坐着开会是再平凡且自然不过的光景,但是,站着开会却能透过身体,协助与会者掌握时间、更快速地达成会议目的。

  开会时,你是坐着或站着?

  坐着开会是再平凡且自然不过的光景,但是,站着开会却能透过身体,协助与会者掌握时间、更快速地达成会议目的。根据密苏里大学(University of Missouri-Columbia)商学院教授艾伦 ‧ 布鲁顿(Allen Bluedorn)的研究指出,坐着开会虽然舒适,但也可能让与会者忽略时间的流逝、拖慢会议效率,因而平均比站着开会多用上 34% 的时间;而且,坐着开会所得到的决策品质,和站着开会相差无几。一个站立会议只要花 10 分钟就能解决的问题,一旦让所有成员坐下来,就必须花上 44 分钟,才能得到同样的结果。

  但是,因应与会者的体力与精神,站立会议也有其限制。

  1990 年代窜起的软件开发方法──敏捷软件开发(Agile software development),是第一个将站立会议原则化、方法化的实作理论。根据敏捷开发中“每日站立会议”(Daily Stand-up Meeting)的原则,站立会议主要被用来追踪个人进度,每天必须在同一地点、同一时间内举行,并尽量控制在15分钟内结束。

  与会者依照参与程度,被区分为“猪”(实际执行者)与“鸡”(相关人士),只有“猪”可以在会议中发言;而在会中,所有的“猪”都必须回答 3 个问题:昨天做了什么?从今天到明天开会前,打算做什么?目前在执行上,遇到哪些困难?

  由于站立会议只适用于简单的进度追踪,所以一次只限一个人发言,相关细节也必须留待会后私下讨论,才能达成快、狠、准的高效率原则。

  人数勿超过10人、时间勿超过15分钟。