提交给美国专利商标局的与商标申请或注册有关的所有文件均必须由适当人员签署。
签字人是否适当取决于提交文件的性质。某些文件的签字人可由任何具有相关事实的第一手资料，且被实际或默认授权代理申请人行事的人，而其他文件则必须由指定律师签署，或在没有指定律师的情况下由申请人亲自签署。
所有签名必须由被认定为签字人的个人亲自签署。因此，另一人不得签署律师或其他授权签字人的名字。不允许以“企业”或“公司”名义签字。
未适当签署的提交文件可能延误或延长申请过程、导致您的申请被放弃以及损害所产生的任何注册的有效性。如果美国专利商标局确定某提交文件未适当签署，该文件将不被接受，且文件中所列的任何论据、证据或修正将不予考虑或登记。
提交验证签名的目的是代表申请人对文件的事实进行验证。
以下提交文件的签名可认为是验证签名：
支持替代样本的声明和有关获得显著性的权利主张。
具有相关事实的第一手资料以及实际或默认授权代理申请人行事的个人。
对美国专利商标局审核文件的回复、申请书修订、复议申请、拆分申请、更改通信地址申请、国内代理人的指定和撤销、明示放弃申请等文件对签字人的要求更为具体。就上述文件而言，如果申请人由有资质的律师作为代理，则该律师必须签字。
如果您以个人名义申请注册自己所拥有的商标，且没有有资质的律师作为代理，那么您必须签署上述文件；您以外的任何人的签字通常都将不予接受。
如果申请人是法律实体（即并非个人）且没有有资质的律师作为代理，那么具有约束申请人的法定权力人必须签署上述文件。因此，如果申请人是一家公司，那么公司的某位官员，如总裁或副总裁，被假定具有约束申请人的法定权力。同样地，对于以合伙关系组建的申请人，某位合伙人被假定具有对其进行约束的适当法定权力。另一方面，由例如“商标管理人”、“业务经理”、“持有人的指定代理人”等词语所认定的签字人被假定为未经授权的签字人。
最后，如果申请人不止一人，且未指定有资质的律师，那么所有申请人都必须签署上述文件。