在模版上定义数据表时，需要指定每个数据项的数据类型。Excel协同平台预先提供了一些常用的数据类型，包括：字符(20字以内)、字符(50字以内)、字符(100字以内)、字符(500字以内)、名称或数量、整数、小数、价格、金额、日期、图版、附件、日期时间等。
对于那些已经正式投入使用的模板，有时候为了保证模版可以正常运作而不想让其它人随意去修改，或者出于保护模版设计者劳动成果的目的，你可以把模版锁定；对于锁定后的模版，可以做到完全不允许查看设计、只允许查看或者只允许修改模版权限；一旦锁定了以后，除非进行解锁，否则任何人都不能修改该模板。
在使用系统的过程中，由于各种原因如软件故障、计算机病毒、误操作、硬件故障等都有可能导致数据的丢失，所以必须定期做好系统的数据备份，这也是系统管理员日常工作中的一项重要内容，必须高度重视。