你一天收到几封 email？又花了多少时间在处理它们？不少工作者回想 email 的使用状况时：有时进公司打开信箱，随即涌入多不胜数的信，光是看完、逐一回复就耗去一整个早上……根本是专心工作的大敌！
美国知名投资家芭芭拉．柯克兰（Barbara Corcoran）也是如此，根据她粗略统计，她平均一天会收到 700～800 封 email，为了不遗漏任何可能的商机，她会一一打开，但处理这些信却侵蚀她宝贵的时间和心力，实在恨透了这种接收讯息与沟通方式。
最后，她痛下决心“抛弃”email，甚至让所有寄信给她的人都知道，别再用 email 打扰她。她设定的自动回复这么写着：“感谢您的来信，我不会回复您这封邮件。您可以将这封信转寄给我的助手 Emily ，如果需要联络我，请致电给她。”
由助理筛选出必要的信件，再寄到柯克兰的私人信箱内。与过往近千封的 email 相比，她现在需要处理的信大幅减少，例如要面试员工前，她只收到 3 封必须阅读的信件。
不过，一般工作者又不像她有助理协助，也无法把分内的工作交代给其他人，怎么办？
不少人害怕错漏任何一封信，而把手机上的 email 通知打开，这也意味着你随时随地都在收信。一旦有新邮件进来，工作节奏立刻被中断，可能得花上好一阵子重新进入原先的工作状态。
因此，为了让自己有一段完整的作业时间，就从关闭新信通知开始，减少每隔几分钟就检查信箱的次数，并在固定时间收信，像是中午时段或是某一个小时。
如果你担心这么做会让寄信者因等待而焦虑的话，可以仿效柯克兰：设定自动回复，主动告知对方知道他将在多久之内（例如 4 小时、或 12 小时）收到你的回信，也避免对方因等不及而频频催促的状况。
有些人会认为要是没有立即回信，需要在信中道歉，或礼貌性说声不好意思。但实际上，每封 email 不需要即时回复，若真的有急事，对方就会打电话过来，实在不需为此致歉。
别在信中写“很抱歉，回信迟了些”、“不好意思，今天事情比较多，现在才回复”等句子了，因为你一旦写了，就等于让对方认为你“应该”要立刻回信，因此千万别造成这种无谓期待。