例如:通知函是指通知收件人账单逾期未付。

这封催款信是告知读者发票已逾期，仍未取得付款。注意要集中在可观察到的行为，避免假设。说：”我们有未收到付款 “是一种可观察的行为；而”没有发过款”，则是一种假设。

保持积极的态度。问询函询问为什么没有付清账单。它假设发票已逾期。

最好用个人电话询问付款延迟的情况。可以根据收件人目前的预算限制安排另一种策略。

如果做出了不同的安排，将新的付款计划的副本寄给收件人。继续用电话跟进信件，以保持沟通。保存所有的通话记录。

对信的每一部分进行解释。第一封信描述了这个信件的每一部分后，信件确定只是改变标准格式。收款信的目的是让客户支付逾期的发票。

第一步：检查收信人姓名的拼写是否正确。只要你确定收信人的性别，就可以使用特定性别的礼节性名称。

第二步：信的第一部分应该解释情景和关注点。(买入日期、欠款总额和到期日)。

第三步：信的以下部分必须注明截止日期，支付发票和任何可能的罚款结果。你也可能要说明公司的处罚或其他付款政策。

第四步：信的第三部分必须注明发票逾期的后果。原来这些可以是罚金，但是，由于账单越欠越多，可能会涉及到催收机构。

第五步：信的最后一部分一定要明确。收件人将全部款项寄来，或与你联系，管理付款计划。

在信的结尾，要有一种积极的心态，认为这种情况会得到圆满的解决。

催收信的同时，使用一张清单总是很有帮助的。

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