因此，组织可以通过对原有管理文件进行清理和分析

一般而言，组织在组织过去的环境管理活动中

一般而言，组织在组织过去的环境管理活动中，都已建立了一些是行之有效的标准、规章和制度等文件，有些也具有“程序”性质。因此，组织可以通过对原有管理文件进行清理和分析，并根据标准的要求和有效运行环境管理体系的需要，选取其中有用的内容，根据程序文件的内容及格式要求进行改写。

根据环境管理体系的总体策划，按所确定的环境因素，特别是重要环境因素及标准要求逐级展开，首先制定出程序文件的明细表，明确程序文件的主管部门及相关部门的职责，对照已有的文件，确定哪些文件须要重写，哪些文件须要改写或完善，并制定计划逐步完成。

程序文件的编写一般由该管理要素的主管部门负责，由相关部门派人参加，共同依据管理要素的基本要求，参照组织原有相关的管理规定进行编写，直到完成初稿。

定期组织相关部门人员进行讨论、修改，并逐步扩大讨论范围。

在经过多次讨论、修改的基础上，最终应在组织内部挑选对组织活动、产品和服务的特点熟悉、了解组织的生产工艺流程、对环境管理体系的基本要求有较深的理解并具有一定的写作能力的人员来定稿。