本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件，防止使用失效或作废文件。

资料员是文件管理的主要部门，负责登记、传阅及分发；

受控文件，经过受控标识，在项目部执行的文件，均属受控文件。

非受控文件，不需本项目部执行的文件，均属非受控文件。

凡是文件都需标识，加盖受控章，非受控文件不加盖受控章，作废文件在左上角加盖“作废”以示标识。

所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，以便查找，并在规定期间内留存。

3.3.3.4.1安全标准体系手册由项目经理批准后，报公司各部门审批后，由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

3.3.3.4.2 施工组织设计，由公司总工程师审批。

3.3.3.5.3 涉及工程类的有关资料竣工后，办理归档手续，有关部门安全记录竣工后保存两年。

为了保证施工现场安全管理目标的实现，加强对源头控制，使施工现场采购的各类安全防护用品，安全设施符合要求。

3.3.4.1 项目副经理是本要素的主要责任人，负责采购要料计划的审批；

3.3.4.2 材料员负责编制安全防护用品的要料计划（分包单位）报项目部；

3.3.4.1 项目部或项目部上一级采购的安全防护设施及用品必须按公司颁布的合格供应商名录优先采购，离开名录的要对供应商进行评价，报公司主管部门批准。