公告时，相同的个人资料档案，仅需公告一份。但该档案，若同时存在系统数据库、存于个人电脑，以及打印成纸本，在盘点时视为三份表单。而若该同笔资料使用目的不一样就需要填写。
若有多份个人资料档案，使用目的相同，仅部分字段有所出入，于盘点时仅需填写１份表单，但填写第五栏“个人资料之范围”时，须填写最大化之所有字段。
举办活动资料之填写，因为需填写使用目的等相关字段，应由个人资料档案的搜集使用者来填写，而非系统建置厂商或委外厂商填写。
例行业务在各个单位里面都有自己承办的业务，由各项业务负责人填写，例如说有人是负责财产申报，有人则是负责管理办理，就都是需要业务负责人进行填写的，而非单位，整体而言，只要有跟个人资料有关的都必须进行盘点。 盘点时，因须填写“使用目的”等相关字段细节，所以要由个人资料档案之搜集使用者（即业务单位）熟悉业务者来填写盘点表，而不是系统建置单位或委外厂商填写喔。
在“资料移交”的状况下，业务负责人的工作变更或是更换单位，而这情形属于在“资料移交”的范畴里，所属工作都是移交的部分，就要在移交清册里这些档案移交到下一个单位。
而当一个系统跨很多单位使用时，有两种做法：
一、 是让每个使用这套系统的部门都填写；
二、 只由一个部门负责填写，但是必须要指出这个系统有哪些单位在使用。