青少年时期的我最常玩的东西就是砌模型。我相信大部分的男生也爱这玩意,而且随着年纪愈大,男生们愈爱更复杂的模型,一来挑战性更大,完成之后的满足感更大,二来复杂的模型能模仿更多不同的动作。

如果你也喜欢砌模的话,你有没有曾经试过不看说明书地开始组装?如果是简单的模型,说明书的存在与否并不重要,但如果是复杂的模型,在没有说明书的情况下,我们砌错或砌漏的机会便会更大,有时甚至要把组装好的部分再次拆开,这时候可能会弄坏某些部件。

说明书的存在说出了组织的重要性:它让我们知道什么时候应该做什么、什么部分应应用到什么部件、如何组装才能获得最后制成品。缺乏说明书将会令我们失去方向,不知从哪里入手,即使最后成功完成模型,过程中难免会做错步骤。这说明了愈复杂的结构,愈需要完善的组织来维持。

在现实生活中,公司的架构比模型复杂百倍,而且当中涉及大量有自由意志的人类,要令公司妥善地营运,公司的内部必须要有良好的组织。但是,很多公司仍然以获得这些良好的组织为目标而努力,在没甚组织的情下勉强营运。

我认为我的公司也有一定程度的组织,只是在很多情况下,我看到了公司组织混乱的情况。

良好的组织仗赖良好的沟通;没有良好的沟通,讯息交流混乱,公司早晚会因为沟通出错而出现混乱。不幸地,我的公司也正在面对严重的沟通问题:部门A本来一直主要负责某工作,但因为公司架构随着公司发展不停改变,最后那工作被交到部门B手上。

虽然那工作要求负责的同事有极大的专注力和耐性,但也不是什么极困难的工作,只要在交接时做好讯息传达便成。问题是,那交接的一环没有被妥善做好。不知何故,部门A没有把该工作的所有环节都告知部门A,结果部门B经常犯错,问题也要交到部门A解答。

我们都想,人没有完美,刚接手的工作做得不好也是正常,之后能从错误中学习便成。但是,在五个月后的今天,部门B也经常犯下不同的错误,而很多时犯错的原因也是因为部门B不知道!

不知道的原因有很多,可能是部门A说得不够清楚,也可能是部门B问得不够深入,也可能是该工作涉发第三者,而该第三者总会为大家带来惊喜。但是,不管如何,出错就是事实,他们没有组织地进行交接和没有好好沟通也是事实。部门A的表现就如没有说明书地砌模型,结果不断犯错。