随着我国科技的快速发展，社会的进步，视频会议系统的应用也是越来越广泛，种类繁多，可应用在网络视频会议、协同办公、在线培训、远程医疗、远程教育等各个方面，也能广泛应用于政府、军队、企业、IT、电信、电力、教育、医疗、证券、金融、制造等各个领域。
不同的会议适用于不同的会议系统，比如：商务型视频会议系统、特殊环境下的视频会议系统、教学型视频会议系统、会议型双向视频会议系统。
视频会议系统应用种类繁多了就需要我们分配管理。视频会议系统因具有大容量、移动性强、安全性高等突出优势，已全面应用在各种会议中，包括日常会议、高层会议、大型会议、跨国会议、移动会议等，可代替企业90%以上的现场会议。
发起人预约会议，制定会议时间、地点、会议标题、简要内容、选定参会人员，系统会自动把会议相关内容及会议登录密码以邮件、信息方式发给参会人员，系统将自动统计参会人员对本次会议的回复情况。
对当前屏幕上显示的会议文档内容进行标注性操作或修改操作，系统将自动保存当前标注或修改后的文档内容图片，以便会后查阅，但并不改变原来的会议文档内容。
针对已经结束的会议进行查询查看会议的详细内容生成会议报表。（提供会议室利用率、个人会议统计、部门会议统计等各种详细、摘要报表，支持EXCEL导出，支持柱状图、饼图、折现图显示，支持自动发送，还可根据需求定制扩展。）
该系统具有总结提供历史会议与当前会议的综合报表功能，可根据时间、地点、发起人、会议标题进行会议的查询。
会议系统自动控制功能，会议时间到达，异地和本地会议室设备将自动启动对接，会议标题等内容自动显示在屏幕上，时间到达后直接进入会议状态，使远程会议更加方便快捷，节约了更多的时间，为您的工作提高了效益。
视频会议系统为用户提供超清晰的语音沟通环境，该语音引擎保证在任何网络环境下都能为用户提供最小的延迟和最好的音频质量。根据不同的网络自动匹配相应的视频音频编码，可以提供清晰流畅的视频图像。提供自动接入功能，在外出差的参会人员可以通过电话或电脑可以直接接入到会议中来，免去了人工接入等繁琐过程，使会议变的轻松快捷。